Datenschutzerklärung

Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Personendaten wir beim Besuch dieser Website, bei Anfragen an uns, in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden und im Rahmen unseres KI-Telefonassistenten (Voicebot) bearbeiten. Wir halten uns an das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und die Datenschutzverordnung (DSV).

Wer für welche Daten verantwortlich ist, hängt davon ab, wofür sie bearbeitet werden. Das erklären die beiden folgenden Abschnitte.

Verantwortliche Stelle

Kontakt für Datenschutzanfragen: team@awoice.com oder per Post an die obige Adresse, Vermerk «Datenschutz». Telefonisch erreichen Sie uns unter +41 79 959 87 16 oder +41 76 244 22 23.

Wir haben keinen Datenschutzberater im Sinne von Art. 10 revDSG ernannt und sind dazu nicht verpflichtet. Anfragen beantworten die Gesellschafter persönlich.

Unsere Rolle: Verantwortliche oder Auftragsbearbeiterin

• —Website, Anfragen und Kundenbeziehung: Für Daten, die beim Besuch dieser Website, über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder WhatsApp sowie in der Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden anfallen, ist die AWoice KLG Verantwortliche im Sinne des revDSG.
• —Anrufe beim Voicebot eines Betriebs: Wenn Sie einen Betrieb anrufen, der unseren Telefonassistenten einsetzt (zum Beispiel einen Coiffeursalon), bearbeiten wir Ihre Daten ausschliesslich im Auftrag und nach Weisung dieses Betriebs (Auftragsbearbeitung nach Art. 9 revDSG). Verantwortlich ist in diesem Fall der Betrieb. Massgebend ist dessen Datenschutzerklärung. Die Pflichten zwischen dem Betrieb und uns sind in einem Auftragsbearbeitungsvertrag geregelt.

Anfragen zu Daten aus einem Anruf können Sie an den Betrieb oder an uns richten. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Betrieb weiter und unterstützen ihn bei der Beantwortung.

Welche Personendaten wir bearbeiten

• —Besuch der Website: Beim Aufruf jeder Seite verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp) für den Betrieb und die Sicherheit der Website.
• —Besucherstatistik: Um zu sehen, welche Seiten wie oft aufgerufen werden und wie schnell sie laden, nutzen wir Cloudflare Web Analytics. Der Dienst setzt keine Cookies, legt nichts in Ihrem Browser ab und erstellt keine Profile über einzelne Besucher. Erfasst werden die aufgerufene Seite, die verweisende Seite, Browser, Gerätetyp, Land und Ladezeiten; wir sehen davon nur zusammengefasste Zahlen. Werbe- oder Tracking-Dienste setzen wir nicht ein.
• —Ungefährer Standort auf der Seite «Telefonassistent Zürich»: Diese Seite zeigt auf einer Karte des Kantons Zürich einen Punkt «Sie sind hier». Dafür wird der ungefähre Standort (Ort und Koordinaten) verwendet, den unser Netzwerkdienstleister Cloudflare aus Ihrer IP-Adresse ableitet. Die Angabe wird nur in Ihrem Browser angezeigt. Wir speichern sie nicht und geben sie nicht an weitere Anbieter weiter.
• —Kontaktformular, E-Mail und Telefon: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Branche und Ihre Nachricht. Zum Schutz vor Missbrauch wird die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, um zu viele Anfragen in kurzer Zeit zu begrenzen. Sie wird dabei nicht dauerhaft gespeichert.
• —WhatsApp: Wenn Sie uns über den WhatsApp-Link kontaktieren, verarbeitet zusätzlich WhatsApp (Meta Platforms) Ihre Daten nach eigenen Bestimmungen. Der Link überträgt erst etwas, wenn Sie ihn anklicken.
• —Kunden und Interessenten: Kontaktdaten der Ansprechpersonen, Angaben zum Betrieb, Offerten, Verträge, Rechnungen und Korrespondenz.
• —Voicebot-Dienst (im Auftrag des Betriebs): übermittelte Rufnummer, im Gespräch genannter Name, gewünschte Dienstleistung, gebuchter, verschobener oder abgesagter Termin, Transkript und Anrufprotokoll sowie gegebenenfalls die Terminbestätigung per SMS (siehe nächster Abschnitt).

Daten aus anderen Quellen: Kontaktdaten von Betrieben, die wir als mögliche Kunden ansprechen (Firmenname, Geschäftsadresse, Geschäftstelefon, Geschäfts-E-Mail, Website), entnehmen wir öffentlich zugänglichen Quellen: öffentlichen Telefonverzeichnissen wie search.ch und local.ch, der Website des Betriebs oder dem Google-Unternehmensprofil. Einträge mit Sternchen (keine Werbeanrufe erwünscht) rufen wir nicht an. Darüber hinaus beschaffen wir keine Personendaten aus anderen Quellen.

Voicebot und Gesprächsprotokoll

Telefongespräche werden nicht aufgezeichnet. Es werden keine Tonaufnahmen erstellt oder gespeichert. Während des Gesprächs entsteht eine automatische Verschriftlichung (Transkript), die zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet wird. Zusätzlich wird zu jedem Anruf ein Protokoll geführt: Zeitpunkt, übermittelte Rufnummer, Name, gewünschte Dienstleistung und der gebuchte, verschobene oder abgesagte Termin.

Diese Daten werden ausschliesslich im Auftrag des angerufenen Betriebs und nur für folgende Zwecke bearbeitet:

• —Entgegennahme des Anrufs und Beantwortung Ihres Anliegens
• —Buchung, Verschiebung oder Absage von Terminen im Kalender des Betriebs
• —Bestätigung gebuchter oder verschobener Termine per SMS an die anrufende Nummer, sofern der Betrieb diese Funktion nutzt
• —Nachweis gebuchter, verschobener oder abgesagter Termine gegenüber dem Betrieb
• —Monatlicher Bericht an den Betrieb über die Anrufe bei seinem Assistenten (Anzahl, Zeitpunkt, Ergebnis)
• —Überwachung, ob der Assistent für den Betrieb zuverlässig funktioniert, und Behebung von Fehlern

Jeder Betrieb erhält nur die Daten der Anrufe bei seinem eigenen Assistenten. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke, insbesondere nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen. Für eigene Auswertungen, etwa wie viele Anrufe insgesamt eingehen oder wie oft eine Buchung gelingt, verwenden wir nur zusammengezählte Zahlen ohne Namen und Rufnummern.

Terminbestätigung per SMS: Nutzt der Betrieb diese Funktion, erhalten Sie nach einer Buchung oder Verschiebung eine SMS an die Nummer, von der Sie angerufen haben. Der Assistent kündigt dies im Gespräch an. Die SMS enthält den Namen des Betriebs, Datum und Uhrzeit des Termins sowie die gewählte Mitarbeiterin oder den gewählten Mitarbeiter. Für den Versand werden Ihre Rufnummer und dieser Inhalt an unseren SMS-Dienstleister übermittelt (siehe unten). Die SMS dient nur der Bestätigung, nicht der Werbung.

Transkripte und Protokolldaten werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht, sofern der Betrieb keine kürzere Frist vorgibt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Termine selbst stehen im Kalender des Betriebs und unterliegen dessen Kontrolle.

Auskunft, Berichtigung oder Löschung können Sie beim Betrieb oder bei uns unter team@awoice.com verlangen. Wir leiten Ihre Anfrage an den Betrieb weiter.

Zweck der Datenbearbeitung

Als Verantwortliche bearbeiten wir Personendaten für folgende Zwecke:

• —Beantwortung von Kontakt- und Demo-Anfragen
• —Anbahnung, Abschluss und Abwicklung von Verträgen mit unseren Kunden, einschliesslich Rechnungsstellung
• —Kontaktaufnahme mit Betrieben, die wir als mögliche Kunden ansprechen
• —Technischer Betrieb und Sicherheit dieser Website und unserer Infrastruktur
• —Erfüllung gesetzlicher Pflichten, etwa der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Für den Voicebot-Dienst gelten allein die Zwecke im Abschnitt oben, die der Betrieb festlegt. Wir erstellen keine Profile, treffen keine automatisierten Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 revDSG und geben Ihre Daten nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weiter.

Eingesetzte Dienstleister

Die Website und die Steuerung der Gespräche laufen auf einem eigenen Server in Frankfurt (EU). Die Sprachverarbeitung findet bei Anbietern in den USA statt. Keine Gesprächsaufzeichnung – es entstehen Transkripte und ein Buchungsprotokoll.

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Sie bearbeiten Personendaten nur in unserem Auftrag und nach unseren Vorgaben:

• —Vapi, Inc. (USA) – Sprachplattform des Voicebots: Annahme der Anrufe, Gesprächssteuerung und Sprachausgabe. Fällt die Spracherkennung aus, kann Vapi auf einen Ersatzdienst für die Spracherkennung ausweichen. Verarbeitung in den USA.
• —Soniox, Inc. (USA) – Spracherkennung (Speech-to-Text) für den Voicebot. Verarbeitung in den USA.
• —OpenAI, L.L.C. (USA) – Sprachmodell für die Gesprächsführung des Voicebots. Gesprächsinhalte werden zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt. Verarbeitung in den USA.
• —Google (Google Ireland Ltd., Irland, und Google LLC, USA) – Google Workspace für unsere E-Mails (einschliesslich der Anfragen aus dem Kontaktformular), Google Calendar für Termine und Google Sheets für das Anrufprotokoll.
• —Resend, Inc. (USA) – Versand der E-Mails aus dem Kontaktformular. Verarbeitung in der Region Irland (EU).
• —Hostinger International Ltd. (Zypern) – Server für den Betrieb dieser Website und unserer Ablaufsteuerung (n8n, auf unserem eigenen Server installiert, kein Cloud-Dienst). Standort des Servers: Frankfurt am Main, Deutschland (EU).
• —Cloudflare, Inc. (USA) – DNS und Auslieferung der Website über ein weltweit verteiltes Netzwerk sowie die cookielose Besucherstatistik (Cloudflare Web Analytics). Dabei werden IP-Adresse und technische Verbindungsdaten verarbeitet.
• —Twilio Inc. (USA) – Telefonnummer, auf die Anrufe an den Voicebot umgeleitet werden, und Versand der Terminbestätigungen per SMS, sofern der Betrieb diese Funktion nutzt. Übermittelt werden die Rufnummer der anrufenden Person, die Verbindungsdaten des Anrufs und der Inhalt der SMS. Verarbeitung in den USA.

Bekanntgabe ins Ausland

Einige der genannten Dienstleister bearbeiten Personendaten ausserhalb der Schweiz, nämlich in Staaten der EU (insbesondere Deutschland und Irland) und in den USA.

Die Staaten der EU gewährleisten nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung einen angemessenen Datenschutz. Für die USA gilt dies nur für Unternehmen, die unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind. Bei Dienstleistern in den USA ohne diese Zertifizierung stützen wir die Bekanntgabe auf die vom EDÖB anerkannten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 16 Abs. 2 lit. d revDSG), die Bestandteil der Datenschutzvereinbarungen dieser Dienstleister sind.

Eine Kopie der jeweiligen Garantien oder weitere Angaben erhalten Sie auf Anfrage an team@awoice.com.

Aufbewahrungsdauer

• —Kontaktanfragen: gelöscht nach abschliessender Bearbeitung, spätestens nach 12 Monaten, ausser es kommt ein Vertrag zustande.
• —Kundendaten und Geschäftsunterlagen: für die Dauer der Geschäftsbeziehung; Buchungsbelege, Rechnungen und Geschäftskorrespondenz 10 Jahre gemäss Art. 958f OR.
• —Daten von angesprochenen Betrieben: gelöscht, sobald kein Interesse besteht oder Sie widersprechen, spätestens nach 12 Monaten ohne Kontakt.
• —Transkripte und Anrufprotokolle (Voicebot): spätestens nach 90 Tagen, siehe oben.
• —Server-Logs: automatisch nach 30 Tagen gelöscht.

Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören die verschlüsselte Übertragung (TLS) auf dieser Website und zu unseren Dienstleistern sowie die Beschränkung des Zugriffs auf die beiden Gesellschafter.

Ihre Rechte

Nach dem revDSG haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• —Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 revDSG).
• —Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 revDSG).
• —Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 revDSG).
• —Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• —Widerspruch gegen eine Bearbeitung, insbesondere gegen die Ansprache als möglicher Kunde.

Schreiben Sie dafür an team@awoice.com. Damit wir keine Daten an Unbefugte herausgeben, können wir einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Wir beantworten Anfragen in der Regel innert 30 Tagen. Betrifft Ihre Anfrage Daten aus einem Anruf beim Voicebot eines Betriebs, leiten wir sie an diesen Betrieb weiter.

Sind Sie der Ansicht, dass wir Ihre Daten nicht korrekt bearbeiten, können Sie sich jederzeit an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) wenden: www.edoeb.admin.ch.