Datenschutzerklärung

Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Personendaten wir im Rahmen unserer Dienstleistungen und auf dieser Website erheben und wie wir diese bearbeiten. Wir halten uns dabei an das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG).

Awoice bietet KI-gestützte Telefonassistenz-Dienste (Voicebot) für Unternehmen an. Im Rahmen dieser Dienste werden Telefongespräche aufgezeichnet und verarbeitet. Wir nehmen den Schutz Ihrer Personendaten ernst und behandeln diese vertraulich.

Verantwortliche Stelle

Erhebung von Personendaten

Wir bearbeiten Personendaten in folgenden Bereichen:

• —Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, Branche, optionale Nachricht.
• —Voicebot-Dienst: Vorname, Nachname und Telefonnummer von Anrufern zum Zweck der Terminbuchung. Gespräche werden aufgezeichnet und transkribiert (siehe Abschnitt unten).
• —Server-Logs: IP-Adresse, Browsertyp, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs. Ausschliesslich für technischen Betrieb und Sicherheit.

Darüber hinaus werden keine weiteren Personendaten gesammelt oder aus anderen Quellen beschafft.

Voicebot und Gesprächsaufzeichnung

Unser Voicebot-Dienst zeichnet Telefongespräche auf und erstellt automatische Transkriptionen. Diese dienen ausschliesslich folgenden Zwecken:

• —Durchführung und Bestätigung von Terminbuchungen
• —Qualitätssicherung und Verbesserung des Dienstes
• —Nachweis gebuchter oder stornierter Termine

Namen und Telefonnummern von Anrufern werden gespeichert, um Terminbuchungen korrekt zuzuordnen und Erinnerungen per SMS versenden zu können.

Gesprächsaufzeichnungen werden nach spätestens 90 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Anrufer können die Löschung ihrer Daten jederzeit per E-Mail an team@awoice.com verlangen.

Zweck der Datenbearbeitung

Ihre Personendaten werden ausschliesslich für folgende Zwecke verwendet:

• —Bearbeitung von Kontakt- und Demo-Anfragen
• —Erbringung des Voicebot-Dienstes (Terminbuchung, SMS-Bestätigung)
• —Qualitätssicherung und Weiterentwicklung unserer Dienste
• —Technischer Betrieb und Sicherheit unserer Infrastruktur

Es findet keine Profilbildung statt. Ihre Daten werden nicht für Werbezwecke verwendet und nicht an Dritte für deren eigene Zwecke weitergegeben.

Eingesetzte Drittdienste

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein:

• —Vapi.ai – Voicebot-Plattform. Gesprächsaufzeichnungen und Transkriptionen werden auf Servern in den USA und/oder der EU verarbeitet.
• —Twilio Inc. (San Francisco, USA) – Telefonie und SMS-Versand. Daten können ausserhalb der Schweiz, namentlich in den USA, verarbeitet werden. Twilio ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
• —Make.com (Celonis SE) – Workflow-Automatisierung zur internen Verknüpfung von Diensten. Datenverarbeitung erfolgt in der EU.
• —Cal.com – Terminbuchungssystem. Verarbeitung der für Buchungen erforderlichen Personendaten (Name, Telefon, Termin).
• —Notion Labs Inc. (San Francisco, USA) – Kundendatenbank für interne Verwaltung von Kundendaten.
• —OpenAI, L.L.C. (San Francisco, USA) – Sprachmodell und Text-to-Speech für den Voicebot. Gesprächsinhalte können zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt werden.
• —Vercel Inc. (San Francisco, USA) – Hosting dieser Website. Vercel ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Internationale Datentransfers

Einige der oben genannten Drittdienste verarbeiten Personendaten in Ländern ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA. Solche Transfers erfolgen auf Basis geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln, Data Privacy Framework) oder nach ausdrücklicher Information der betroffenen Personen gemäss Art. 17 revDSG. Bei Fragen wenden Sie sich an team@awoice.com.

Aufbewahrungsdauer

• —Kontaktanfragen: Gelöscht nach abschliessender Bearbeitung, spätestens nach 12 Monaten.
• —Gesprächsaufzeichnungen und Transkriptionen: Gelöscht nach spätestens 90 Tagen.
• —Terminbuchungsdaten (Name, Telefon): Gelöscht nach Ablauf des Dienstleistungsverhältnisses, spätestens nach 12 Monaten.
• —Server-Logs: Automatisch nach 30 Tagen gelöscht.

Ihre Rechte

Gemäss revDSG (Art. 25 ff.) haben Sie folgende Rechte:

• —Auskunftsrecht: Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten.
• —Berichtigungsrecht: Berichtigung unrichtiger Personendaten.
• —Löschungsrecht: Löschung Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
• —Datenherausgabe: Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen elektronischen Format.
• —Widerspruchsrecht: Widerspruch gegen die Bearbeitung Ihrer Daten.

Um diese Rechte auszuüben – insbesondere zur Löschung von Gesprächsaufzeichnungen oder Telefonnummern – schreiben Sie an team@awoice.com. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innert 30 Tagen.

Sie haben zudem das Recht, bei der Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) Beschwerde einzureichen: www.edoeb.admin.ch.