Termindauer je Behandlungsart
Eine Erstbehandlung blockiert 60 Minuten, ein Folgetermin 30. AWoice bietet nur Zeiten an, in die die gewünschte Leistung wirklich passt.
Telefonassistent · Physiotherapie · Schweiz
Telefonassistent für Physiotherapie-Praxen.
AWoice nimmt die Anrufe Ihrer Physiotherapie-Praxis entgegen, während Sie am Patienten sind. Der Assistent bucht Termine nach hinterlegter Behandlungsdauer in Google Calendar, nimmt Absagen und Verschiebungen per Anruf entgegen und erreicht Anrufer rund um die Uhr — auf Schweizerdeutsch gefragt, auf Hochdeutsch beantwortet. Bei Tarif- und Kassenfragen gibt er keine Auskunft, sondern nimmt eine Rückrufnotiz auf.
- Erreichbarkeit
- 24 / 7
- Erreichbarkeit
- pro Monat
- ab CHF 99
- pro Monat
- Tonaufnahmen
- 0
- Tonaufnahmen
Das Problem
Eine Praxis kann nicht behandeln und telefonieren zugleich.
In einer Physiotherapie-Praxis ist die Behandlungszeit die Ware. Wer gerade eine manuelle Therapie durchführt, kann nicht ans Telefon — und am Empfang sitzt in vielen kleineren Praxen niemand dauerhaft. Der Anrufer landet in der Warteschlaufe oder auf dem Band.
Besonders teuer sind dabei nicht die verpassten Neuanfragen, sondern die verpassten Absagen. Sagt jemand am Abend ab und erreicht nur die Combox, erfährt die Praxis das erst am nächsten Morgen. Der Slot ist dann nicht mehr zu vergeben und fällt als Leerlauf an — bei einer Behandlungsstunde ein spürbarer Betrag.
- Während der Behandlung liegt die Hand am Patienten, nicht am Hörer
- Anrufe häufen sich genau in der Randstunde, in der alle Bänke belegt sind
- Kurzfristige Absagen erreichen die Praxis erst am nächsten Morgen
- Ein abgesagter Termin, von dem niemand weiss, bleibt eine leere Stunde
- Erstanfragen kommen abends, wenn Patienten Zeit zum Telefonieren haben
Funktionen
Was AWoice in einer Praxis übernimmt.
Buchung mit Kalenderprüfung
Nimmt zwischen Vorschlag und Zusage jemand im Laden denselben Termin, merkt AWoice das und bietet eine Alternative. Nichts wird angeboten, was in weniger als zwei Stunden beginnt.
Absagen und Verschiebungen per Anruf
Der Patient ruft an, der Termin ist weg oder neu — auch am Abend, wenn in der Praxis niemand mehr ans Telefon geht. Der frei gewordene Slot steht sofort wieder zur Verfügung.
Rückruf bei Tarif- und Kassenfragen
Abrechnung, Verordnung, Kostenübernahme: AWoice nimmt Name und Nummer auf, statt eine Auskunft zu geben, die später nicht stimmt.
Wenn jemand ausdrücklich eine Person verlangen will, verbindet AWoice weiter – und sagt Ihnen vorher in einem Satz, worum es geht. Ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten wird nicht verbunden, sondern eine Rückrufnotiz aufgenommen.
Ein typischer Anruf
Von „Grüezi“ bis Kalendereintrag.
Anruf um 19:40 Uhr
Die Praxis ist zu. AWoice nimmt beim ersten Klingeln ab und sagt im ersten Satz, dass hier ein KI-Assistent spricht.
Anliegen erkennen
Der Patient möchte einen Folgetermin für manuelle Therapie. AWoice erkennt die Behandlungsart und die dafür hinterlegte Dauer.
Freie Zeiten anbieten
Nur Slots, in die 30 Minuten manuelle Therapie tatsächlich passen — mit Blick auf Öffnungszeiten und Vorlaufzeit.
Eintragen und bestätigen
Vor dem Eintrag prüft AWoice den Kalender ein zweites Mal, trägt ein und schickt eine SMS-Bestätigung.
Jede Buchung wird mitgeschrieben. Nach dem ersten Monat sehen Sie schwarz auf weiss, wie viele Termine ausserhalb Ihrer Öffnungszeiten zustande kamen.
Grenzen
Was AWoice in einer Praxis nicht übernimmt.
Keine Anbindung an Praxissoftware. AWoice arbeitet mit Google Calendar und Cal.com. Praxisverwaltungssysteme werden nicht angebunden.
Keine Auskunft zu Tarifen und Kassen. Abrechnungs- und Versicherungsfragen gehen als Rückrufnotiz an Sie, nicht als Antwort an den Patienten.
Keine Terminerinnerung am Vortag. Es wird eine Bestätigung nach der Buchung verschickt, keine automatische Erinnerung vor dem Termin.
Keine Tonaufnahmen. Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Es entstehen Transkripte und ein Buchungsprotokoll.
Keine medizinische Auskunft. Fragen zu Beschwerden, Diagnosen oder Behandlungsempfehlungen beantwortet ausschliesslich Ihr Fachpersonal.
Häufige Fragen aus Praxen.
- Kann AWoice unterschiedliche Behandlungsdauern berücksichtigen?
- Ja. Erstbehandlung, Folgetermin oder manuelle Therapie hinterlegen Sie mit ihrer jeweiligen Dauer. AWoice bietet nur Zeiten an, in die die gewünschte Behandlung wirklich passt, statt überall denselben Einheitsslot zu vergeben.
- Was passiert, wenn ein Patient nach Kosten oder Krankenkasse fragt?
- Bei Fragen zu Tarifen, Verordnung oder Kostenübernahme gibt AWoice keine Auskunft, sondern nimmt Name und Telefonnummer auf. Sie rufen persönlich zurück. So entsteht nie eine falsche Aussage zu einem Abrechnungsthema.
- Können Patienten Termine auch absagen oder verschieben?
- Ja, per Anruf. Der Patient nennt seinen Termin, AWoice löscht oder verschiebt ihn im Kalender — auch abends und am Wochenende, wenn in der Praxis niemand erreichbar ist.
- Wird die Praxissoftware angebunden?
- Nein. AWoice arbeitet mit Google Calendar und Cal.com. Eine Anbindung an Praxisverwaltungssysteme gibt es derzeit nicht. Viele Praxen führen den Behandlungskalender ohnehin in Google Calendar oder pflegen die Termine von dort aus weiter.
- Werden die Gespräche aufgezeichnet?
- Nein. Es werden keine Tonaufnahmen gespeichert. Es entstehen ein Transkript und ein Buchungsprotokoll. AWoice weist im ersten Satz jedes Gesprächs darauf hin, dass es sich um ein KI-System handelt — das schreibt das Schweizer Datenschutzgesetz vor.
AWoice sagt im ersten Satz, dass Sie mit einem Voicebot sprechen – so schreibt es das Schweizer Datenschutzgesetz vor. Es werden keine Gespräche aufgezeichnet.